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デスクのきれいな人は仕事ができる?!快適作業環境を整え仕事を爆速化する5つの方法

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仕事が忙しくなるとデスクの上がメモや資料だらけになって、乱雑になりがちですよね。

「情報があるのになかなか見つからない…」

「仕事がはかどらない…」

「やる気がでない…」

ただでさえ忙しいところに、資料探しに余計な手間がかかるせいでストレスが爆発!

こんな悪循環に身に覚えがある方もいらっしゃるのでは?

そこで今回は、快適なデスク環境づくりに役立つ片付けのコツや、整理整頓の方法をご紹介します。

整理されたデスクで、仕事への集中力や処理スピードを向上させましょう。

 

 まずは書類を徹底断捨離!

 

仕事用のデスクが散らかってしまう最大の原因は書類ではないでしょうか? 

まず、書類を『重要書類』と『不要書類』に分類し、不要書類を捨ててしまいましょう。

「いつか使うかも…」なんて思って取っておいた書類を後になって使うことなんてまずありません。

不要な書類を整理する習慣をつければ、仕事の優先順位付けも上手になって、仕事の決断力の向上にもつながります。

また、そもそも書類を増やさないのも重要です。

日頃から、プリントアウトする書類を最小限にする努力をしていると、整理整頓もスムーズになります。

 

 デスクの上を徹底整理してムダを排除!

デスクの上にそのまま書類を置くと、無駄なスペースをとったり崩れてしまったりと、また散らかってしまう原因となります。

なるべく場所を取らないように、縦置きできるファイルボックスなどに収納しましょう。

どの書類をどこに配置するかによっても仕事の効率は変化します。

進行中の仕事にかかわる書類はすぐに確認できるように、自分の利き手側に配置してください。

電話を利き手と逆方向に配置すれば、電話をしながら利き手で書類を確認できてスムーズです。

終業後に片付ける習慣をつけることも重要です。

すぐに帰りたいし、どうせ明日も使うのだからと書類や道具を出しっぱなしで帰りたくなるかもしれません。

しかし、その怠け心をぐっとこらえて、その日の作業が終わったら、デスク上のスペースはパソコンと電話だけにして帰るようにしましょう。

次の日にリセットした状態で仕事をスタートできるので、仕事への集中度が増すはずです。

 

 デスク引き出しのルールを決めて

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出典:オフィス家具のOFS 事務机 片袖机 スチールデスク

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センター引き出しは空に!

ここには基本的に何もない状態がベストです。作成中の書類などを一時的に保管しておくためのスペースにしましょう。

会議や昼休みなどで離席する際にデスク上の書類をここに入れておけば、インシデント対策にもなります。

 

小引き出しには文房具を!細かくスペースを仕切りましょう

デスク右側の一番上の引き出しには、デスク上と同様に利き手側の引き出しに文具、事務用品など、使用頻度の高い道具を収納してください。

引き出しの中も、使用頻度に応じて手前から奥へモノを置くようにしましょう。

 

2段目引き出しにはB5サイズよりも小さい小物類をまとめて

この引き出しにA4の書類を横に重ねて入れる人も多いのですが、書類を横に重ねると取り出しにくく、時間のロスを生みます。

引き出した際に「上から見て収納物が一目で分かり、すぐにに取り出せる状態」であることが大切です。例えば、辞書や書籍、CDなどのメディアのような、縦置きにしても自立できる厚みのあるものを収納するのに向いているでしょう。

 

一番下の引き出しには書類を立てて収納

ファイルボックスを使用し、「保管用&作成中書類」を収納します。

ポイントは、「使用頻度の高いものから手前に置く」ことと、「取り出しやすいよう、縦に置く」ことです。

できれば書類をすべてA4に揃えることで見やすくスムーズな行動に反映されます。

 

 オフィス用カラーコーディネイト

 

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色には心理的影響を及ぼす可能性があります。憂鬱な日に暗い色の配色を目にすると一層気持ちが落ち込む…といった色による視覚的心理経験があるかと思います。

仕事中、ストレスを感じる機会が多少なりともあるはず。

そこで視覚的にストレスを軽減させましょう。

赤:   やる気が出るカラー。

     赤を文房道具に取り入れるとやる気アップです。

黄:   左脳に刺激を与えて学力アップ。

          左脳に黄色は刺激を与え、活動を高めるのに効果的とされています。

             知性や理解、判断をつかさどり、不安を解消する力も。

緑:   平和で穏やかな精神状態を。

     自然や調和を象徴する色ですから、オフィスの壁紙や椅子などに使用する協調性が向上します。

グレー:自我を捨て、一致団結して事に当たる必要がある時には効果的!

    グレーは他の色のように色相を持たないために刺激の弱い色とされ、それゆえに疲れやすい人や日頃ストレスを感じている人にとっては最も楽な色になっているようです。

出典:家づくりを応援する情報サイト

http://www.polaris-hs.jp/interior/ironotsukaikata.html

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出典:LOTUS LIFEグッとおしゃれな空間演出に UMBRELLA DROP

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 リセットの日

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整理整頓をしても、忙しい日々に追われているとデスクのまわりが乱雑になっていくものですよね。

最低でも月に1回は自分で整理整頓する時間を定期的に作ってください。

スケジュールに前もって「予定」として入れて、気持ちもデスクまわりもリセットしてくださいね。

 

 最終手段はこれ!

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HOME’Sトランクルーム

いくら整理を進めても、帳票類や契約書など普段使用しないけれど捨ててはいけない書類もあれば、年に数回のイベントでだけ使用する販促物などもあるでしょう。

イレギュラーなときにしか使わないもので収納スペースが圧迫されて、デスクまわりが片付かないとお悩みの方も少なくないのでは?

そんなときこそトランクルームがおすすめです。

トランクルームとは、収納スペースを月額料金で借りられるサービスのことです。

都内の場合、ロッカーくらいのサイズなら月々2,000円代から、1畳くらいのサイズなら10,000円ほどで借りられます。どうしても片付かないときの最終手段としていかがでしょうか?

 

この記事を書いた人
Lifull Space
Lifull Space編集部

日本最大級のトランクルームのポータルサイト「HOME'Sトランクルーム」の中の人たちです。トランクルームのお得で便利な活用方法から、収納や整理整頓に役立つ生活情報まで、さまざまな話題をお送りします。